Full fart inn i det ukjente

En uforutsigbar, begivenhetsrik hverdag hvor Pia må balansere strategisk langsiktighet med raske avgjørelser. Hvem skulle trodd det var livet i offentlig etat det var snakk om?

Pia jobber som programsjef Leveranser i MAST-programmet som er i IKT-kapasiteter i Forsvarsmateriell. Selv om det bare en noen uker siden hun startet i akkurat denne stillingen, har hun jobbet med prosjekter i forsvarssektoren i over syv år. Først i Forsvarets logistikkorganisasjon og deretter i Forsvarsmateriell da det ble opprettet i 2016. I alle år har hun jobbet i prosjektavdelingen.
For tre uker siden tok hun imidlertid fatt på et nytt kapittel i sin karriere. Da startet hun i stillingen som programsjef for leveranser i MAST-programmet.

Fremad i alle retninger

MAST står for militær anvendelse av skytjenester, og som de fleste skjønner er det ikke noe lite IKT-program. Som programsjef for leveranser er Pia ansvarlig for alle leveransene i alle prosjektene som inngår i programmet. Det krever at man er god til å holde oversikt og se sammenhenger mellom de ulike fasene i programmet. Pia har også det overordnede ansvaret for samarbeidet med de som skal drifte leveransen.
«Som programleder er du ansvarlig for fremdriften. Samme hva det er som gjør at prosjektet henger; hvis det henger er det et programlederproblem, og du må gå inn å løse det.

LES MER: MAST ser også på hvordan man jobber og søker å forbedre dette i alle ledd, til det beste for sektoren. Derfor er MAST et virksomhetsprogram.

Samme hva det er som gjør at prosjektet henger; hvis det henger er det et programlederproblem, og du må gå inn å løse det.

For Pia er noe av det mest fascinerende med prosjektledelsesfaget at uansett hvor lenge man ha jobbet med det, så er det alltid noe nytt. Man vet aldri hva som møter seg. Plutselig kan ting endre seg og det på dagen.

«En gang sto vi klare til å signere kontrakt og så, samme dag, fant leverandøren ut at de ikke kunne oppfylle en juridisk betingelse, selvom det hadde vært en lang prosess og betingelsene hadde vært kjent hele tiden, så kontrakten ikke kunne signeres likevel. Det var litt interessant. Da sto vi der da. Jeg har også opplevd at en leverandør har gått konkurs underveis i prosjektet. Da måtte vi snu oss ganske raskt!»

Usikkerheten er spennende

I motsetning til hva det kanskje kan virke som for folk utenfor prosjektene, er det å jobbe med prosjekter i offentlig sektor aldri kjedelig. Snarere tvert imot, det krever faktisk at man har sansen for det uforutsette. Pia synes ikke det er skummelt å ikke vite hva som vil skje. Hun vet at det i et hvert prosjekt er mange ubesvarte spørsmål, og hun ikke vil finne alle svarene på en gang.

Det er denne usikkerheten som gjør jobben spennende. Hvis man er en slik type som må ha alle svarene før man begynner, passer man nok ikke i en slik rolle, tenker Pia. Du må være i stand til å finne svarene underveis, men også forstå betydningen av de ulike valgmulighetene.

«Jobben handler mye om å forstå konsekvenser», forklarer Pia. «Hvilke konsekvenser får det hvis vi utsetter denne delen av leveransen? Hvordan påvirker det de andre delene? Innen IKT henger alt sammen. Det er derfor man må organisere store IKT-anskaffelser i program. Da ser man i større grad sammenhenger og kan gjøre noe med dem.»

LES MER: Avdelingen IKT-kapasiteter har ansvaret for å fremskaffe og forvalte IKT-løsninger for Forsvaret.

Tid er penger, men også mye mer

Tid er også en viktig faktor når man jobber med prosjekter. Selv om det er viktig å ta seg god nok tid til å gjøre jobben skikkelig, kan man risikere å bruke så mye tid at leveransen ikke er aktuell når den endelig kommer. For mange er bilmodellen Ford Edsel det mest kjente eksemplet på dette. Ford hadde gjort masse undersøkelser før de produserte den og all informasjon de hadde tilsa at konsumentene ønsket seg en stor, imponerende bil. Innen Edselen var kommet for salg, var imidlertid årene gått og småbil-æreaen hadde begynt. Ford Edsel kunne ikke vært lengre unna det forbrukerne ønsket seg, til tross for at Ford hadde gjort grundige undersøkelser.

Tid er også noe Pia er veldig opptatt av. For øyeblikket er MAST-programmet inne i en fase hvor det kreves produksjon av mye dokumentasjon for å komme videre. MAST skal gjennom en såkalt ekstern kvalitetssikring fra Finansdepartementet. Det vil si at departementet evaluerer planene for å se om prosjektet er godt fundamentert og godt begrunnet. Dette fører naturlig nok til en del skriving, og her ser Pia muligheter.

«Jeg synes det er gøy å produsere dokumentasjon. Effektivisering av skriveprosesser er faktisk noe jeg har jobbet ganske mye med, og det er veldig mye man kan gjøre for å få ned tiden det tar å lage dem,» forteller Pia.

Pia har tidligere deltatt på SpeedUp Prosjekt Norge, et forskningsprosjekt som fokuserer på forkortelse av plan og gjennomføringstid på prosjekter. Prosjektet samarbeider med ulike parter, blant annet Forsvaret, og her opplevde Pia at de fikk redusert tiden det tok å lage et grunnlagsdokument fra ni måneder til to måneder. Denne erfaringen bruker hun i det arbeidet hun utfører nå, og det er motiverende å se at det er mulig å utgjøre en stor forskjell.

Endringer gir muligheter

Pia trives i en hverdag hvor ting stadig endres. Med endringer kommer nemlig også muligheter. «Da jeg startet i denne stillingen kom jeg fra en veldig etablert avdeling hvor struktur, ledelse og alt var på plass. Denne stillingen er derimot del av et nytt program hvor det er mange flere muligheter for å påvirke og være med å finne ut hvordan man best skal gjøre ting. Og nettopp å finne frem til de mest effektive måtene å organisere seg på, er jo også en del av mandatet til MAST-programmet.

Nytt team, nye muligheter

Pia er også blitt leder av et helt nytt team. Teamet med navnet Initialbølgeteamet har oppdraget med å gjøre de tingene som skal til for at programmet skal komme i gang på best mulig måte. Før de store leveransene kommer. Hva må gjøres først, hva kan vente, hva er kritisk og hva haster. Svaret er gjerne at alt haster, men hva haster mest? Initialbølgeteamet må kartlegge dette og så må de prioritere innenfor tid og budsjett. Teamet består av bare nye mennesker for Pia. Etter syv år i Forsvarsmateriell er det nesten som å starte på et nytt sted. Og tidspunktet kunne ikke vært vanskeligere. Midt under runde to med COVID-19-tiltak. Pia kan imidlertid fortelle at det har gått overraskende bra, selv om det kan komme noen overraskelser når man møter folk i virkeligheten for første gang.

«Jeg var innom kontoret en dag og da møtte en av dem jeg har vært mye i videomøte med. Han hilste på meg og jeg og bare; hvem er du? Han er nemlig en av dem som ikke bruker å dele video på Teams-møter.»

En annen gang møtte hun er person hun også har snakket mye med, men som bruker et profilbilde som ikke ligner i det hele tatt. Pia er imidlertid en person som er god til å se det positive i situasjoner, og også digital samhandling har sine fordeler.

«Ofte har jeg jo snakket med veldig mange i løp av en dag, og da kan det være vanskelig å huske hvem alle var. På Teams har man jo imidlertid den chatfunksjonen hvor man kan gå tilbake og se hvem man snakket med. På Teams står jo også navnet på alle på deres rute selv om de ikke deler bilde. Det er veldig greit når man er ny som teamleder, og ikke kan navnet til alle.»

Prosjekt er prosjekt, eller?

Selv om IKT-området er nytt for Pia, er hun erfaren innen prosjektfaget. Gjennom årene har hun vært leder for veldig mange ulike prosjekter, fra store sykehusprosjekter og luftevakuering til mindre prosjekter som anskaffelser av forskjellige typer containere. Hun har jobbet mye med FSAN, Forsvarets sanitetstjeneste, og også mot Hæren med anskaffelse av ammunisjon og annet materiell. Og hun husker ennå godt sitt første anskaffelsesprosjekt. Det gikk nemlig ut på å skaffe musikkinstrumenter til alle de profesjonelle korpsene i Forsvaret. Her fikk brukerinvolvering nærmest en ny definisjon.

«Instrumenter er jo veldig personlige. Vi måtte rigge det slik at alle musikerne fikk testspille instrumenter før de bestemte hvilken de ville ha. Dette var også i forbindelse med 200-årsjubileet, så leveransen kunne ikke være en dag forsinket etter 17 mai.»

Dette var også i forbindelse med 200-årsjubileet, så leveransen kunne ikke være en dag forsinket.»

Det kan være ganske stor medieinteresse for store innkjøpsprosjekt. Pia er opptatt av at man skal være flinke til å kommunisere rundt slike prosjekt. Pressen vil alltid skrive de gangene noe går galt, men det er viktig og kommunisere det som går bra også. Heldigvis er det utrolig mange flere saker som går bra, så det er mange å ta av.

LES MER: Forsvarsmateriell er forvalter av FDs eget prosjektrammeverk PRINSIX.

Når det gjelder IKT-prosjekter er det noen forskjeller, men også mange likhetstrekk fra andre prosjekter, mener Pia. Det er de samme prosessene og prosedyrene, og like viktig å finne ut hvem som er interessentene, hvem skal involveres. Fagtermene er imidlertid unike innenfor hvert fagområde, og IKT er selvsagt ikke noe unntak der.

«Det er så sinnsykt mange, nye forkortelser å forholde seg til. Jeg kan ikke gjøre noe annet enn å bare tørre å spørre.»

System er bra, folk er bedre

Til å jobbe med prosjekter er ikke Pia spesielt glad i detaljstyring. Pias holdning er at det må være et godt nok system, men man kan ikke kontrollere alt. Man må ha tillit til dem man jobber med. Som sjef eller leder må man ha oversikt over hva folk jobber med så man kan stille de riktige spørsmålene og hjelpe folk videre, men ikke overstyre. Det betyr imidlertid ikke at man bare kan la folk klare seg selv.

«Alle trenger en leder. Selv de flinkeste, mest selvstendige prosjektlederne trenger noen å konferere med, noen å sparre med. Og så er det viktig å vite at det er forskjell på folk. Noen trenger mye, andre trenger lite. Som leder må du kunne tilpasse deg dem du skal lede.»

LES MER: Vi i Forsvarsmateriell er alltid på utkikk etter kollegaer med høy kompetanse og nye ideer. Se våre ledige stillinger.

Pia liker å jobbe med folk, og i Forsvarsmateriells prosjekter blir det heldigvis oftest en stor del av jobben. Brukerinvolvering står sterkt i metodikken og kulturen og mange av prosjektene er såkalte fellesprosjekter hvor brukerne befinner seg i både sjøforsvaret, hæren og luftforsvaret. Da må Pias forholde seg til brukerne med ulik kultur, behov og agenda. Prosjekter med små budsjetter kan plutselig vise seg å bli mye mer komplekse og arbeidskrevende enn prosjekter med store budsjetter.

«Veldig mye handler om samarbeid. Det er gøy når vi får det til å fungere og klarer å skape synergier ut av det. Det ligger også mye spennende utfordringer i å få alle til å bli enige. Eksempelvis er det et krav at endel tøy som skal brukes om bord på et fartøy skal være brannhemmende. Brannhemmende tøy kan være dyrt. Hvis et fellesprosjekt skal anskaffe bekledning til mange ulike enheter må vi da spørre oss om alle klær i forsvaret være brannhemmende, eller om vi skal differensiere. Differensierer vi sparer vi kostnader, men får ulike kategorier og mer komplisert logistikk. Slik spørsmål synes jeg er gøy å vurdere.»

Det verste er nok hvis et prosjekt blir stanset.

Det verste som kan skje…

Det er tydelig at Pia trives med prosjektarbeidets mange usikkerhetsmomenter og skiftende arbeidshverdag. Men det kan også komme overraskelser som heller ikke Pia setter pris på. «Det verste er nok hvis et prosjekt blir stanset. Hvis man har jobbet veldig lenge med noe, og blitt investert i det og så blir det ikke noe av. Det er kjedelig. Da er det ikke så mye man kan gjøre. Man vil jo alltid finne en løsning, men blir noe stanset, ja, da er det ferdig.»

Fastlåste konflikter kan også være slitsomt, og det er ikke alltid det står i en programsjefs makt å gjøre noe med dem. Man får påvirke så mye som man kan påvirke, og resten får man bare skrive på konton for ting man må leve med.

Når det stopper opp på jobb, er det godt å ha en fritidsaktivitet hvor man opplever fremdrift. Pia har valgt å drive med hester på fritiden.
«Jeg rir et par ganger i uken, og driver med sprang og dressur.»

I stallen får Pia slappet av og brukt andre sider av seg. Noen likhetstrekk kan man likevel se mellom valget av fritidsaktivitet og jobb.
«Å drive med hest er også en utviklingsjobb. Hester er også forskjellige, og en hest reagere voldsomt kan på noe uforutsett og da må man deale med det.»

God på lagånd

Folk er viktig for Pia og hun er helt klar på at det gode arbeidsmiljøet i Forsvarsmateriell er en avgjørende årsak til at hun har vært der så lenge. Alle er veldig hyggelige og imøtekommende.

«I Forsvarsmateriell er det en veldig god miks av folk. Det er viktig med mangfold, og her jobber forskjellige typer mennesker med forskjellig type kompetanse godt sammen. Da blir det veldig godt miljø.»

LES MER: Det siste innen ulike teknologiområder, og med noen av de mest krevende anskaffelsesprosessene som gjøres i forsvarssektoren i dag. Slik er det å jobbe i Forsvarsmateriell.

Uansett hvor jeg har kommet i alle årene jeg har jobbet her, har arbeidsmiljøet alltid vært det samme; veldig godt!

Pia tror at en del av årsaken til det gode samarbeidsmiljøet kommer av at Forsvarsmateriell har en sterk tilknytning til det militære. Hun har selv militær utdannelse i bunnen, men har også jobbet noen år i det private før hun bestemte seg for at hun ville tilbake til Forsvaret.

«Tilknytningen til det militære gjøre at lagfølelsen står veldig sterkt. Vi dyrker ikke frem egoet eller enere. Forsvarsmateriell er jo ikke en del av Forsvaret, men vi er en del av forsvarssektoren og det jobber mange med militær bakgrunn her.»

Selv om det også er mange sivile som jobber i Forsvarsmateriell, kan det hende at noe av den gode lagånden i etaten har sammenheng med tilknytningen til det militære. Og selv om Pias trives med det litt uforutsette og liker overraskelser er dette et område hvor det er greit at man møtes med kjedelig forutsigbarhet.
«Uansett hvor jeg har kommet i alle årene jeg har jobbet her, har arbeidsmiljøet alltid vært det samme; veldig godt!»