Personvernerklæring for Forsvarsmateriell

Denne personvernerklæringen omhandler generell informasjon om Forsvarsmateriells behandling av personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Det er viktig for Forsvarsmateriell at du kan være sikker på at dine personopplysninger er trygge hos oss. Vår personvernerklæring gir deg informasjon om hvordan vi ivaretar dette.

Personvernerklæringen gjelder kun Forsvarsmateriells behandling av personopplysninger som er omfattet av personopplysningsloven og personvernforordningen (EU nr. 2016/679).

Innholdsfortegnelse:

1. Hvem er behandlingsansvarlig?
2. Formålet/hvorfor Forsvaret behandler personopplysninger?
3. Hvilke personopplysninger behandler Forsvaret?
4. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger.
5. Hvordan behandler Forsvaret personopplysninger?
6. Sikring av dine personopplysninger (informasjonssikkerhet).
7. Databehandler.
8. Dine rettigheter.
9. Kontaktinformasjon.

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Direktøren er, som sjef for Forsvarsmateriell, behandlingsansvarlig for alle personopplysninger som behandles i Forsvarsmateriell. Utøvelsen av behandlingsansvaret er imidlertid delegert ut til sjefene for Forsvarsmateriells kapasiteter samt avdeling fellestjenester og økonomiavdelingen. At Forsvarsmateriell er behandlingsansvarlig betyr at Mal - Årlig evaluering av personvern er forpliktet til blant annet å informere deg om hvordan vi behandler personopplysninger, dine rettigheter og hvordan Forsvarsmateriell beskytter dine personopplysninger.

2. Formål/hvorfor behandler Forsvarsmateriell personopplysninger?

Forsvarsmateriell er avhengig av mange mennesker for å løse tildelte oppdrag og det er derfor nødvendig av å behandle mengder personopplysninger. Personopplysninger behandles blant annet for

• å ivareta arbeidsgiveransvaret
• å ivareta sikkerheten, både ift. personell, informasjon og objekt
• å utøve offentlig myndighet
• å kunne kommunisere med alle som har et tilknytningsforhold

3. Hvilke personopplysninger behandler Forsvarsmateriell?

Forsvarsmateriell behandler nærmest alle typer personopplysninger slik de er definert i artikkel 4 nr. 1 og artikkel 9 i personvernforordningen. Forsvarsmateriell behandler således både alminnelige personopplysninger som for eksempel navn, adresse og fødselsnummer, og særlige kategorier av personopplysninger som helseopplysninger, fagforeningstilhørighet med mer.

4. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger

Det er et grunnleggende personvernprinsipp at den enkelte i størst mulig grad bestemmer over egne personopplysninger. Før en offentlig myndighet eller en privat virksomhet kan behandle personopplysninger er det krav om at det foreligger et behandlingsgrunnlag. Forsvarsmateriell behandler personopplysninger med hjemmel i lov eller basert på samtykke fra den personopplysningen gjelder. Følgende lovhjemler er særlig av betydning for Forsvarsmateriells behandling av personopplysninger:

• Personopplysningsloven, særlig er artikkel 6 viktig for gjennomføring av Forsvarsmateriell primæroppgaver og for Forsvarsmateriell utøvelse av offentlig myndighet.
• Arbeidsmiljøloven, særlig i forhold til ansettelsesforhold er denne i kombinasjon med samtykke fra den enkelte ansatt sentral.
• Sikkerhetsloven, særlig i sammenheng med å foreta nødvendig sikkerhetsklarering av personer og ivareta sikring av objekter er denne aktuell.
• Offentlighetsloven, særlig i forhold til innsyn i ansattes stillingskode og lønn.

5. Hvordan behandler Forsvarsmateriell personopplysninger?

Opplysninger Forsvarsmateriell innhenter og mottar

Når Forsvarsmateriell innhenter opplysninger om deg fra andre offentlig virksomheter, andre instanser eller åpne kilder, innhenter vi ikke flere opplysninger enn det som er nødvendig for formålet med behandlingen. Vi bruker opplysningene kun til det formålet de er innhentet for, med mindre vi har hjemmel til å gjenbruke opplysningene til andre formål. Dersom du frivillig har gitt oss opplysningene er ditt samtykke styrende for vår behandling av personopplysningen, med mindre det også foreligger en annen hjemmel for behandlingen.

Utlevering av opplysninger

Forsvarsmateriell utleverer ikke opplysninger om deg som vi behandler, uten at det finnes lovhjemmel for det eller du har gitt samtykke. Eksempler på aktuelle virksomheter som har hjemmel i lov er Skatteetaten, SSB, Nasjonal sikkerhetsmyndighet, Statens pensjonskasse og NAV. For utlevering av personopplysninger i sammenheng med forskning følger Forsvarsmateriell norsk lov.

Utlevering av personopplysninger til tredjeland

Forsvarsmateriell kan utlevere personopplysninger til andre land. Formålet med å utlevere informasjon kan blant annet være å ivareta sikkerhet og personellforvaltning. Utlevering skjer kun i overensstemmelse med kapittel V i personopplysningsforordningen.

Sletting

Forsvarsmateriell sletter personopplysninger i overenstemmelse med personopplysningsforordningen artikkel 17 hvis ikke annet følger av særskilt lov, forskrift eller ditt samtykke.

Arkivering

En rekke opplysninger som Forsvarsmateriell behandler, både personopplysninger og ikke-personopplysninger, er etter arkivloven å anse som arkivverdig og skal således arkiveres av Forsvarsmateriell. Forsvarsmateriell kan derfor fortsatt ha arkivert opplysninger om deg selv om Forsvarsmateriell ikke lenger behandler din personopplysning med det opprinnelige formålet.

6. Sikring av dine personopplysninger (informasjonssikkerhet)

Forsvarsmateriell har rutiner for å sikre at behandling av dine personopplysninger til enhver tid er i tråd med gjeldende krav til informasjonssikkerhet. Dette ivaretas gjennom en rekke tekniske og organisatoriske tiltak.

Taushetsplikt for alle som arbeider eller gjør tjeneste for Forsvarsmateriell følger av flere lover og forskrifter, særlig forvaltningsloven §§ 13-13 bokstav f og sikkerhetsloven § 5-4 andre ledd. Samtlige som inngår et ansettelses- eller tjenesteforhold i Forsvarsmateriell må signere en særskilt taushetserklæring.

7. Databehandler

På noen områder har Forsvarsmateriell inngått avtaler med eksterne leverandører om å utføre oppgaver på vegne av Forsvaret. Dette gjelder for eksempel rekrutteringsløsning for sivile stillinger. Disse inngår vi databehandleravtaler med for å regulere hvordan de behandler personopplysninger på vegne av Forsvarsmateriell. De kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn hva som er avtalt med Forsvarsmateriell, og de har samme krav til sikkerhet som Forsvarsmateriell.

8. Dine rettigheter

Når du er registrert i Forsvarsmateriell systemer, har du rettigheter i forbindelse med at vi behandler personopplysningene dine.

Informasjon

Du har rett til å få forståelig informasjon om hvilke opplysninger Forsvarsmateriell behandler om deg, formål, rettsgrunnlag og dine rettigheter som registrert. Dette gjelder likevel ikke dersom personopplysningene dine er å anse som sikkerhetsgradert etter sikkerhetsloven, og du ikke innehar tilstrekkelig sikkerhetsklarering eller autorisasjon.

Innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg og hvordan vi behandler dem. Dette gjelder likevel ikke dersom personopplysningene dine er å anse som sikkerhetsgradert etter sikkerhetsloven, og du ikke innehar tilstrekkelig sikkerhetsklarering eller autorisasjon. Innsynsretten kan også begrenses av andre lover.

Retting

Det er viktig at opplysninger vi har om deg er riktige og nødvendige for den behandlingen Forsvarsmateriell skal gjøre. Du kan kreve at opplysninger om deg blir rettet hvis opplysningene er gale eller ufullstendige. Du kan også ha rett til å få dem supplert med korrekte opplysninger.

Sletting

Du har rett til å få slettet opplysninger om deg. Dette gjelder imidlertid ikke opplysninger som Forsvarsmateriell har en lovpålagt plikt til å behandle eller arkivere.

Krav om innsyn, retting og sletting i dine personopplysninger

Forsvarsmateriell skal normalt besvare krav fra deg som gjelder dine rettigheter kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Du kan rette krav til Forsvarsmateriell ved å sende e-post til vårt personvernombud med emnefelt «krav om innsyn i personopplysninger» og beskriv hva du ønsker innsyn i, eksempelvis rulleblad eller helseopplysninger.

Klage

Hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller hvis du mener behandlingen er i strid med personvernreglene, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg imidlertid alltid til å ta kontakt med Forsvarsmateriell først. Klage kan rettes til Forsvarsmateriell personvernombud ved å bruke kontaktinformasjonen i punkt 9.

9. Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål til denne erklæringen eller til hvordan vi behandler personopplysninger, kan du kontakte vårt personvernombud på e-post eller sende brev til Forsvarsmateriells Personvernombud, Postboks 1550 Sentrum, 0015 Oslo. Du kan også ringe 23 09 30 03 og be om Forsvarsmateriells personvernombud.