Kunnskapsområdet innkjøpsledelse utøves som viktige aktiviteter i fremskaffelsesprosessen som anvendes i forsvarssektoren. Det gjennomføres hvert år betydelige fremskaffelser av materiell, tjenester samt eiendom, bygg og anlegg (EBA) til Forsvaret. Styring og utøvelse av anskaffelsesmyndigheten i Forsvaret er sikret gjennom et omfattende regelverk og detaljerte prosedyrer.

​Hensikten med dette kunnskapsområdet er å sikre at kontakten med industrien gjennomføres på en rettmessig, og for forsvarssektoren, fordelaktig måte. For å oppnå denne hensikten reguleres prosjektgjennomføringen av noen sentrale føringer i form av lover, forskrifter og regelverk.

Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001 mv. gjelder alle offentlig organer, herunder statlige myndigheter. Som et underliggende organ til Forsvarsdepartementet, er Forsvaret klart omfattet av loven og forskriften.

Detaljerte retningslinjer for Forsvaret er gitt i "Anskaffelsesregelverk for Forsvaret" (ARF), utgitt av Forsvarsdepartementet 14. mars 2008. ARF gir bestemmelser om ansvar, myndighet og funksjonsdeling innen anskaffelsesvirksomheten.

En del av Forsvarets anskaffelser er unntatt fra LOA og FOA. Dette gjelder i hovedsak krigsmateriell og materiell som er uunnværlig for forsvarsformål, eller anskaffelser som krever særskilte sikkerhetstiltak for å hindre spredning av skjermingsverdig informasjon. Enkelte andre unntak foreligger også. Dette er nærmere utdypet i ARF pkt 1.2.

 

Følgende lover, forskrifter og regelverk er styrende for kunnskapsområdet:

•  Lov om offentlige anskaffelser, med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser 
• Forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser (FOSA).
• Anskaffelsesregelverk for Forsvaret (ARF)
• Interne instrukser for den enkelte anskaffelsesmyndighet.

 

Innkjøpsledelse omfatter de prosesser som kreves for å anskaffe varer og tjenester fra kilder utenfor den utførende organisasjon for å oppnå prosjektets omfang.

Rollefordeling i innkjøpsledelse

ARF deler anskaffelsesfunksjonen i to: den fagtekniske og den merkantile. Det gis også bestemmelser om funksjonsfordelingen mellom det fagtekniske og det merkantile organ. (Se ARF Administrative bestemmelser pkt 25.8)

Prosjektleder (PL) har ansvaret for at et materiellprosjekt blir gjennomført i henhold til Gjennomføringsoppdrag (GO)/Gjennomføringsavtale og tildeling gitt i oppdatert versjon av Materiellplanen. PL har myndighet til å disponere personell i henhold til avtalt ressurstildeling gitt av årlig ressursdialog.

Merkantilt funksjonsansvarlig har et selvstendig ansvar for at anskaffelsesprosessen følger de lover, forskrifter og bestemmelser som gjelder for Forsvarets anskaffelser. Dette utøves blant annet ved at det kun er merkantilt funksjonsansvarlig eller dennes overordnede som har fullmakt til å forplikte Forsvaret.

I forholdet til den merkantile virksomheten skal PL ta nødvendig hensyn til ARFs bestemmelser om delt anskaffelsesfunksjon.

Den merkantilt funksjonsansvarlige har ansvaret for å yte nødvendig støtte til prosjektet og skal påse at de merkantile funksjoner blir gjennomført i samsvar med gjeldende regelverk og bestemmelser. Slik støtte gis ved at det utpekes en eller flere merkantile medarbeidere (MA) som i perioder skal jobbe heltid eller deltid med prosjektet. Det påhviler PL et særlig ansvar å planlegge og koordinere prosjektvirksomheten slik at de merkantile medarbeiderne sikres den dokumentasjonen og den tiden de behøver for å utføre sine funksjoner.

Merkantilt/Kontrakt kunnskapsområde inngår i følgende prosjektledelsesprosesser:

• Planlegge fremskaffelse (Hovedprosess: Planlegging)
• Utarbeide forespørsel (Hovedprosess: Planlegging)
• Kunngjøre fremskaffelsen (Hovedprosess: Utførelse)
• Evaluering, leverandørvalg og avtaleinngåelse (Hovedprosess: Utførelse)
• Kunngjøre tildelingen (Hovedprosess: Utførelse)
• Kontraktsadministrasjon (Hovedprosess: Utførelse)
• Kontrakts avslutning med evaluering (Hovedprosess: Avslutning)

Merkantil/Kontrakt kunnskapsområde inngår i følgende beslutningsprosesser i fasemodellen:

• Arbeid i konseptfasen (KVU)
• Arbeid i forprosjektfasen (SSD)
• Arbeid i gjennomføringsfasen (Kontrakter)