Kontraktsadministrasjon er prosessen med å sikre atleveransen møter de kontraktsmessige krav, men også at det etableres gode rutiner for betalingshåndtering, eventuelt mottak av materiell og materiellregnskapsføring som tilfredsstiller krav til økonomiforvaltning i Forsvaret og Forsvarssjefens direktiv for materiellforvaltning i Forsvaret.

I mange kontrakter har Forsvaret påtatt seg å levere materiell eller tjenester, delta ved tester eller godkjenne dokumenter m.v. Det er viktig at det legges planer og oppfølgingsrutiner for at Forsvaret skal kunne oppfylle slike forpliktelser.

Det må etableres faste rutiner for endringshåndtering og kontraktsadministrasjon. Se ARF pkt. 2.22 – 2.23. Kontraktsadministrasjon har også en finansiell ledelseskomponent. Betingelser bør være definert i kontrakten og må involvere en spesifikk sammenheng mellom leverandørens fremdrift og utbetalingen til leverandøren.

Teknikker:

Kontraktoppfølgingssystemer/-rutiner
En todelt prosess som består av aktiviteter rettet mot leverandøren for å verifisere fremdrift og kvalitet på arbeidet ved fremdriftsmøter, inspeksjoner, kvalitetsrevisjoner m.v. og interne rutiner for å tilfredsstille krav til forsvarlig økonomiforvaltning.

Endringsstyringssystem
Endringsstyringssystem for en kontrakt definerer de prosesser som skal til om kontrakten skal modifiseres. Den inkluderer papirarbeidet, oppfølgingssystemet, mekanismer for å løse konflikter, og grenser for godkjenning av endringer og avvik.

Ytelsesrapportering
Ytelsesrapportering gir ledelsen informasjon om hvor effektiv leverandøren er i å oppfylle de kontraktuelle målsettinger.

Krav til kontraktsdaministrasjonsprosessen:

• all kommunikasjon vedrørende kontrakten skal dokumenteres
• kontraktens prosedyre for endringshåndtering og avviksbehandling må følges
• betalings-/mottaksrutiner og eventuell materiellregnskapsføring som tilfredsstiller kravene i økonomireglementet

Korrespondanse
All korrespondanse som gjelder kontrakten skal gå via merkantil saksbehandler, som skal lagre all teknisk, juridisk eller økonomiske forpliktende skriv i doculive.

Endringsavtaler
Endringer (godkjente eller ikke godkjente) er gjennomført i henhold til de tilhørende prosjektplanleggings- og prosjektinnkjøpsprosesser, og prosjektets plan eller annen relevant dokumentasjon er oppdatert etter behov.

Godkjenning av/ avslag på endringer/avvikssøknader (Bl 5303)