Innkjøpsplanlegging er prosessen med å identifisere hvilke prosjektbehov som best kan møtes ved innkjøp av produkter og tjenester fra kilder utenfor den utførende organisasjon og bør utføres samtidig med beskrivelsen av prosjektomfanget.

​Den innebærer avveininger av om en skal kjøpe inn eller ikke, hvordan en skal kjøpe inn, hvor mye en skal kjøpe inn og når en skal kjøpe inn.
En god del av arbeidet krever at prosjektlederen har innsikt i merkantile bestemmelser, og hvordan disse skal eller bør praktiseres.

Det er derfor nødvendig at det tidligst mulig etter prosjektstart innledes et nært samarbeid mellom prosjektorganisasjonen, det merkantile organ og systemansvarlige (SA).

Kontraktsstrategi

Anskaffelsesprosjekter som følger PRINSIX vil ha en verdi og kompleksitet som gjør at det skal formaliseres en kontraktsstrategi i henhold til ARF del 3. Denne strategien skal reflektere de framgangsmåter og virkemidler Forsvaret ønsker å benytte for å nå målsettingene angitt i Gjennomføringsoppdraget (GO).

Arbeidet med kontraktsstrategien skal startes med en gang man har fått GO og kan normalt i stor grad bygge videre på det arbeid og de vurderinger som er gjort i forbindelse med utarbeidelse av Fremskaffelsesløsning (FL) og GO. Parallelt med arbeide med kontraktsstrategien skal det gjennomføres markedsundersøkelse og resultatet fra denne vil påvirke de valg man gjør i utformingen av kontraktsstrategien. Som ledd i dette arbeidet må man også ta stilling til valg av regelverk som beskrevet i ARF pkt 1.2, hvordan hovedprinsippene for anskaffelse er planlagt ivaretatt i prosjektet samt øvrige punkter i del 3 i ARF.

Som et ledd i arbeidet med kontraktsstrategien vil det kunne bli klart at ett anskaffelsesprosjekt må/bør deles opp i flere enkeltanskaffelser. Således vil det være nødvendig å utvikle kontraktsstrategier for den enkelte kontrakt under en ”paraply” for prosjektet som sådan.

Valg av kontraktstype. Som et ledd i arbeidet med kontraktsstrategien må PL og merkantilt ansvarlig (MA) blant annet ta stilling til valg av kontrakttype. ARF beskriver to hovedgrupper av kontrakter, priskontrakter og kostnadskontrakter. Forskjellen mellom dem karakteriserer ARF slik:

Under en priskontrakt er leverandøren forpliktet til å levere den bestilte eller kontraherte vare eller tjeneste til den avtalte pris, uansett hvor høye hans kostnader måtte bli.

Under en kostnadskontrakt er leverandøren bare forpliktet til å levere varer og tjenester for hvilke Forsvaret dekker hans virkelige kostnader i samsvar med kontraktvilkårene.

ARF beskriver videre variasjoner av kontrakttyper innenfor de to hovedgruppene. Det er primært en oppgave for den MA å holde rede på de ulike kontrakttypene, og forutsetningene for deres anvendelse, samt anbefale overfor PL valg av den kontrakttype som passer best for den aktuelle anskaffelsen. I det merkantile arbeidet skal PL bidra med opplysninger om antatt teknologisk risiko, budsjettbegrensninger og mulighetene for oppfølging av kontrakten innenfor de gitte rammebetingelser. ARF gir grunnprinsipper for valg av kontrakttype, og omhandler forhold hvor PL bør bidra med data og vurderinger.

En godkjent kontraktsstrategi danner basis for å sluttføre arbeidet med forespørsel og herunder kravspesifikasjon. Dette fordi kontraktsstrategien vil gi føringer for hvordan disse dokumentene/kravene utformes.

Plan for innkjøpsledelse

Plan for innkjøpsledelse inneholder de aktiviteter prosjektorganisasjonen må gjennomføres for å oppfylle gjennomføringsoppdraget (GO) og kontraktsstrategien med hensyn til fremskaffelse. Planen må inneholde hvem som har ansvar for de forskjellige oppgavene og tidsrammen.

Planen må også inneholde hvilke aktiviteter og prosedyrer prosjektet skal gjennomføre for å møte kravene til etikk og generelle krav til saksbehandling (jf. ARF Del 1.8).

At arbeid med anskaffelsesprotokollen (jf ARF pkt 25.6) startes opp tidlig i prosessen og oppdateres gjennom hele prosessen frem til valg av leverandør samt ved eventuelle senere endringsavtaler må inn i plan for innkjøpsledelse. Anskaffelsesprotokollen er i hovedsak merkantil saksbehandlers ansvar, men deler av protokollen må utarbeides av andre og den må signeres av PL og merkantilt funksjonsansvarlig.

Forsvaret skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre en høy forretningsetisk standard i sin saksbehandling i alle faser i anskaffelsesprosessen. De viktigste regler som har tilknytning til de etiske normer finnes i offentlighetsloven, forvaltningsloven, tjenestemannsloven, lov om verdipapirhandel, sikkerhetsloven, lov om offentlige anskaffelser og anskaffelsesregelverket for Forsvaret.

Utviklingen av god forvaltningsetikk kommer ikke av seg selv ut fra formelle etiske retningslinjer. Vektleggingen av etikk er et ledelsesansvar og utvikles positivt over tid, gjennom kollegial årvåkenhet og kontroll, samt drøftelse med fokus på spesielt utsatte områder/saker.

PL plikter å forsikre seg om at alt personell som deltar i prosjektarbeidet er innforstått med reglene i ARF Grunnleggende bestemmelser pkt 1.8. Dette gjelder også personell som er med i avgrensede deler av arbeidet, som for eksempel i evalueringsteamet, eller ved kravutarbeidelse.

I den grad PL benytter eksterne konsulenter/rådgivere i prosjektorganisasjonen gjelder spesielle forhold mht etikk og habilitet se ARF Del 6.3.3. og 6.4.1 samt at forvaltningslovens bestemmelser om etikk og habilitet også kommer til anvendelse overfor eksterne konsulenter som arbeider integrert i Forsvarets prosjektorganisasjon (jf Forvaltningslovens §10).

Anmodning om innkjøp i ERP-systemet

Alle anskaffelser skal initieres på grunnlag av GO eller annen formell behovsmelding (jf ARF pkt 2.1). PL initierer alle innkjøp ved å fremsende anmodning om innkjøp (AI) til det merkantile organ. Dette gjennomføres normalt ved at AI er lagt inn i Forsvarets ERP system (SAP) og godkjent etter faste rutiner. AI bør sendes frem så tidlig som mulig, men senest innen anskaffelsen kunngjøres.

 

DELPROSESSEN HAR FØLGENDE KRAV:

hvert prosjekt skal etablere et anskaffelseteam som er habilt i hensyn til anskaffelsen. Dersom en av teamet er inhabil etter forvaltningloven regler eller dersom andre hensyn tilsier dette, skal denne fratre og ny habil teamarbeider skal tiltre. Som hovedregel er du inhabil i Forsvaret dersom det stilles tvil om din habilitet.

hvert prosjekt skal etablere en kontraktsstrategi som skal godkjennes av den gjennomførende organisasjon. Kontraktsstrategi har avgjørende betydning for detaljplanlegging.

kontraktsstrategien må være utarbeidet og godkjent før detaljplanleggingen starter.

planen for innkjøpsledelse skal være utformet slik at den legger til rette for at lover, forskrifter og regelverk følges i fremskaffelsen samtidig som den bidrar til at Forsvarets mål med en fremskaffelse nås på en mest mulig effektiv måte.

prosjektleder skal ha involvert merkantilt fagmiljø i utarbeidelsen av kontraktsstrategien.

FORVENTNINGER OG KRAV TIL UTDATA

• Plan for innkjøpsledelse. Beskriver prosessen videre fra utarbeidelse av forespørsel til og med kontraktsavslutning.
• Kontraktsstrategi. En godkjent kontraktsstrategi danner basis for å sluttføre arbeidet med forespørsel og herunder kravspesifikasjon. Dette fordi kontraktsstrategien vil gi føringer for hvordan disse dokumentene/kravene utformes.