Budsjettering innebærer å aggregere det totale kostnadsoverslaget på individuelle aktiviteter eller arbeidspakker for å etablere en kostnadsbasis for måling av prosjektets ytelse. Prosjektets totale budsjett viser hvilke midler som er tilgjengelig for å gjennomføre et prosjekt. Prosjektets virkelige kostnader vil bli rapportert mot budsjett.

Budsjettering

Et estimat er ofte omtalt som et begrunnet anslag over hva noe og/eller iverksatte tiltak (f eks en prosjektaktivitet) vil koste, mens et budsjett er en periodisering av de kostnader man forventer å få over tid. Budsjettet viser således hvordan man planlegger at kostnadsstrømmen i prosjektet skal bli fordelt på de ulike delprosjekter, arbeidspakker og evt aktiviteter. Hvilket nivå man legger budsjettet på avhenger av prosjekt og det nivå man velger å legge kostnadsstyringen på i prosjektet.

Det er viktig å presisere at det vurderes som svært dårlig praksis å budsjettere etter budsjettrammen og ikke etter reelle estimater. Budsjettet vil i et slikt tilfelle ikke reflektere den forventede kostnadsstrømmen i prosjektet.

Budsjettet må veies opp mot besluttet budsjettramme som ofte er fastsatt av oppdragsgiver. Budsjettrammen beskriver hvor mye midler som stilles til disposisjon for gjennomføring av prosjektet. Hvis prosjektets estimat og budsjett er høyere enn budsjettrammen innebærer dette at man forventer at prosjektet vil bli dyrere enn det som er avtalt og det prosjekteier er villig å betale for prosjektet. Dette kan ofte skje, da kvaliteten på estimatene naturlig skal bli bedre etter hvert som man får mer informasjon om prosjektet underveis i planlegging og gjennomføring, herunder at systematisk eller usystematisk risiko inntreffer. Avviket mellom budsjett og budsjettramme kan både være i form av en forventet overskridelse eller at man forventer å ha penger igjen. Hvis avviket er slik at differansen mellom ramme og budsjett/estimat er en overskridelse/kostnadsbesparelse er det prosjektleders ansvar å kommunisere dette til oppdragiver umiddelbart og foreslå endringer i oppdraget/prosjektet, slik at det som forventes stemmer overens med det som er gitt av rammer. Endringen kan innebære endring i budsjettramme, fremdrift eller omfang. Å utelate å melde i fra om slike forhold er alvorlig og en hyppig årsak til overskridelser på prosjekter, men kan også medføre at omprioritering av ledige midler ikke kan skje optimalt.
Systematisk risiko er ikke en del av beregningen for usikkerhetsavsetninger i det enkelte prosjekt, men skal håndteres av FD på porteføljenivå. For å kunne håndtere systematisk risiko er det nødvendig at PA årlig, i forbindelse med at ny baseline opprettes, beregner realisert og prognostisert effekt av systematisk risiko (som for eksempel valutatap eller –gevinst) og synliggjør denne i månedsrapporten. Ved akkumulert avvik som skyldes systematisk risiko og som overstiger +/- 2% av styringsrammen skal avviket for kat. 1 prosjekter eksplisitt rapporteres til PE. Ved akkumulert avvik som skyldes systematisk risiko og som medvirker til at kostnadsprognosen overstiger styringsrammen skal det søkes om endret styringsramme før det inngås forpliktelser som vil kunne realisere prognostisert overskridelse.. Det anses som god praksis at prosjektleder selv etablerer seg en styringsreserve ved å sørge for å ha et spillerom mellom det som er forpliktet eller planlegges å forpliktes og rammen som er gitt. En slik styringsreserve kan betraktes som prosjektleders ”avsetning for usikkerhet”, og brukes for å aktivt styre usikkerheten i estimater og budsjetter. Dette tema omtales mer i detalj under ”usikkerhetsstyring”.

Arbeidsbeskrivelse

Budsjettering innebærer å planlegge hvordan pengestrømmen i prosjektet skal bli fordelt på de ulike delprosjekter, arbeidspakker og evt aktiviteter, for å etablere en basis for måling av prosjektets ytelse. Kostnadsestimatet benyttes som grunnlag for budsjetteringen.

Et estimat er ofte omtalt som et begrunnet anslag over hva noe og/eller iverksatte tiltak (f eks en prosjektaktivitet) vil koste, mens et budsjett er en periodisering av pengestrømmen. Hvilket nivå man legger budsjettet på avhenger av prosjekt og det nivå man velger å legge kostnadsstyringen på i prosjektet.

Budsjettet må veies opp mot besluttet budsjettramme som ofte er fastsatt av oppdragsgiver. Budsjettrammen beskriver hvor mye midler som stilles til disposisjon for gjennomføring av prosjektet. Hvis prosjektets estimat og budsjett er høyere enn budsjettrammen innebærer dette at man forventer at prosjektet vil bli dyrere enn det som er avtalt og det prosjekteier er villig å betale for prosjektet. Dette kan ofte skje, da kvaliteten på estimatene naturlig skal bli bedre etter hvert som man får mer informasjon om prosjektet underveis i planlegging og gjennomføring. Avviket mellom budsjett og budsjettramme kan både være i form av en forventet overskridelse eller at man forventer å ha penger igjen. Hvis avviket er slik at differansen mellom ramme og budsjett/estimat er en overskridelse er det prosjektleders ansvar å kommunisere dette til oppdragiver umiddelbart og foreslå endringer i oppdraget/prosjektet, slik at det som forventes stemmer overens med det som er gitt av rammer. Endringen kan innebære endring i budsjettramme, fremdrift eller omfang. Å utelate å melde i fra om slike forhold er alvorlig og en hyppig årsak til overskridelser på prosjekter. Det anses som god praksis at prosjektleder selv etablerer seg en styringsreserve ved å sørge for å ha et spillerom mellom det som er forpliktet eller planlegges å forpliktes og rammen som er gitt. En slik styringsreserve kan betraktes som prosjektleders ”avsetning for usikkerhet”, og brukes for å aktivt styre usikkerheten i estimater og budsjetter. Dette tema omtales mer i detalj under ”usikkerhetsstyring”.