Omfangsdefinisjon innebærer å dele opp prosjektets hovedleveranser i mindre, lettere styrbare komponenter.

Oppdelingen gjøres for å forbedre nøyaktigheten på kostnads-, varighets-, og ressursestimater, herunder:

• angi en referanse for måling av ytelse og styring
• lette tildelingen av klare ansvarsområder

Prosjektet må deles opp i mindre enheter av arbeid for å oppnå god oversikt i planlegging og styring. Enhetene skal være stykker med arbeid som hører naturlig sammen, som oftest uavhengig av fag (prosessorientert). Enhetene betegnes delprosjekter (DP) og arbeidspakker (AP), avhengig av hvilket detaljeringsnivå de ligger på. Hver AP skal være et klart avgrenset stykke arbeid som skal føre til et konkret, målbart resultat og vil normalt inneholde en grad av ledelse og styring (av aktiviteter som utgjør AP’en).

Eksempelvis vil arbeidet med grunnmuren til et hus involvere flere fag. Maskinkjører, forskalingssnekker, murer, rørlegger og elektriker må alle inn for å gjøre sin del av jobben. Likevel blir arbeidet med grunnmuren planlagt som en enhet, fordi det er logisk og arbeidsmessig hører sammen (fører til en større samlet leveranse).

Arbeidspakken skal være så konkret at pakkens detaljer kan fremstilles i en arbeidspakkebeskrivelse. Her skal det være beskrevet:

• Aktuelt delmål - dvs. hva arbeidspakken skal resultere i.
• Arbeidet som må utføres for å levere ovennevnte
• Hvor mye det planlegges å bruke av de forskjellige typer ressurser.
• Hvor lang tid arbeidet vil ta.
• Avhengighet av andre arbeidspakker (f eks må enkelte AP-er være avsluttet før neste kan påbegynnes).

Arbeidspakkene grupperes sammen i nivåer. Den totale strukturen for hele prosjektet betegnes som arbeidsnedbrytningsstruktur ANS, i engelsk terminologi benyttes WBS, work breakdown structure). Hvor mange nivåer prosjektet skal deles inn i, avhenger av prosjektets egenart. Første undernivå kan betegnes delprosjekt. De øvrige nivåer defineres etter behov. Arbeidspakkenivået er det nivået hvor man i styringssammenheng tilfører informasjon om økonomi og fremdrift. En AP kan om nødvendig deles opp i aktiviteter, for styring av hver enkelt arbeidsoppgave, denne omtales under tidsledelse. Styring av aktiviteter kommer innunder fremdriftsstyringskapitlet.

 

Nedbrytning

Nedbryting innbefatter å bryte ned prosjektets hovedleveranser eller delleveranser i mindre, lettere styrbare komponenter inntil leveransene er definerte på et tilstrekkelig detaljnivå for å understøtte bestemmelsen av prosjektaktivitetene. Nedbryting involverer følgende hovedtrinn:

(1)  Identifisering av prosjektets hovedleveranser, inkludert prosjektledelse

(2)  Bestemme om adekvate kostnads- og varighetsestimater kan bestemmes på dette detaljnivå for hver enkelt leveranse.

(3)  Identifiser bestanddelene til de enkelte leveransene. Bestanddelene bør beskrives i form av konkrete, verifiserbare resultater for å muliggjøre ytelsesmålinger.

(4)  Verifisere at nedbrytingen er korrekt:

-         Er elementene på de lavere nivåer både nødvendige og tilstrekkelige for å ferdigstille den nedbrutte komponenten?

-         Er hver komponent klart og fullstendig definert ?

-         Kan hver komponent bli tidsplanlagt på en skikkelig måte? Budsjettert? Tildelt til en spesifikk organisasjonsmessig enhet?