Når prosjektet har overlevert materiell og EBA, dokumentasjon og gjennomført initiell opplæring i henhold til oppdraget, samt gjennomført overleveringsforretning, skal prosjektet termineres.

Dette innebærer at prosjektet  mellom annet har nådd sine resultatmål (levert materiell og utstyr, EBA, initialopplæring, dokumentasjon og logistikkopplegg og påkrevd (sikkerhets-)godkjenninger gitt) og en eventuell garantiperiode og prøvedrift er gjennomført i henhold til oppdrag (GO). Og at prosjektleder (PL), under leveranse fra prosjektet følge opp og før prosjektet kan terminere kar kontrollert følgende:

• Er alle innkjøpsordrene (IO) knyttet til prosjektet merkantilt avsluttet?
• Er materiellet regnskapsført?
• Er materiellet NATO-kodifisert?
• Er ny EBA registret og inventarlister ajour?
• Er INI-arkitektur ajurholt, og arkitekturdatabasen NORAR* oppdatert?
• Er forvaltningsplaner og dokumentasjon for materiellet lagt inn i SAP?
• Er prosjektbeholdningene tømt/prosjektlagrene avviklet?
• Er materielldriftsplan (MDP) oppdatert?
• Er eventuelle restanser beskrevet og akseptert av PE?
• Er overleveringsforretningen godkjent (signert)?

PL skal utarbeide termineringsrapport (TR) i henhold til mal. Prosjektansvarlig (PA) (i hovedsak FB og FMA) fremsender termineringsrapport (TR) til prosjekteier (PE), med kopi til brukeransvarlig (BA).
Etter at materiellet er tatt i bruk/satt i drift skal brukeransvarlig (BA) utarbeide en erfaringsrapport (ERF), i henhold til mal med erfaringsrapporten (ERF) hvor det redegjør for effektmåloppnåelse og gevinstuttak, og ERF fremsendes til PE.

FD, som ODG, beslutter terminering av kat 1-prosjekter basert på mottatt termineringsrapport fra PE, men PE beslutte terminering av kat 2-prosjekter basert på mottatt termineringsrapport fra PA.

PE sende en erfaringsrapport (ERF) hvor det redegjøres for oppnåelse av prosjektets effekt- og gevinstmål til ODG.

* NORAR = arkitekturdatabasen NORwegian Architecture Repository