EBA-prosjekt gjennomføres av Forsvarsbygg (FB) og har en litt annen prosess når det gjelder ferdigstillelse, avslutningsfase og fasen for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling enn Forsvarsmateriell (FMA ) sine Materiell-prosjekt. 

Før prosjektstyringsmodellen PRINSIX ble innført hos Forsvarsbygg 1. januar 2020 var avslutning av prosjekter en del av gjennomføringsfasen. Dette medfører at aktiviteter som fullføres og ferdigstilles i avslutningsfasen er påbegynt i tidligere faser av prosjektet. I prosjekter som har flere delleveranser, anses gjennomføringsfasen som ferdigstilt når siste leveranse er overtatt fra leverandør/entreprenør og EBAet er klart til innflytting av leietaker.  

Ca 2 måneder før overtakelse fra entreprenør starter planleggingen av siste del av gjennomføringsfasen hvor prosjektet går over i avslutningsfasen. Avslutningsfasen starter når prosjektet kontraktsmessig er overtatt fra entreprenør (overtakelsesforretning). 

Avdelingene i Forsvarsbygg samhandler, med forhåndsbestemte møter, i god tid for å avtale tidspunktene, sted og kvalitet i denne fasen. Der det er naturlig tilstrebes det å gjennomføre overtakelse fra entreprenør, overlevering til drift samt overføring til leietaker samme dag. Der dette ikke kan gjennomføres samme dag inngås det driftsavtaler for perioden fra overtakelse og fram til EBAet anses som tilstrekkelig ferdigstilt for innflytting av leietaker. 

Følgende aktiviteter har særskilt oppmerksomhet i avslutningsfasen:

• Overtakelse fra entreprenør (Ekstern prosess som markerer starten på avslutningsfasen) 
  Når Forsvarsbygg formelt overtar kontraktsarbeidet fra entreprenør (Overtakelsesforretning) 
   
  Formell overtakelse per kontrakt når EBAet er tilstrekkelig ferdigstilt i henhold til entrepriserettslige regler gitt i NS 8430. Avvik ut over dette kan korrigeres etter overtakelse. Det kan også være avtalt overtakelse av delleveranser fram mot endelig ferdigstillelse.  
   
• Overlevering fra bygging til drift (Intern prosess i Forsvarsbygg) 
  Er overgangen mellom fasen for prosjektgjennomføring og fasen for forvaltning, drift og vedlikehold. 
   
  For å sikre rett dokumentasjon av EBAet og bedre samhandling i overgangen for prosjektgjennomføring og fasen for forvaltning, drift og vedlikehold er det laget en egen prosedyre med sjekkliste. 
  EBAet aktiveres i Eiendomsregisteret (HER) som ferdigstilt og klar til utleie. 
   
• Overlevering av innredning (Ekstern prosess) 
  Prosjektet overlever innredningen til leietaker. Leietaker aktiverer innredning i balansen og oppdaterer sitt inventarregister.

Følger i stort samme løp som EBA-prosjektet med egne oppstartsmøter, innsamling av FDV-dokumentasjon, opplæring av bruker/ driftspersonell og overtakelse fra leverandør(ene) 

Enkeltkomponenter kan i noen tilfeller inngå i leieavtalen eller driftes av Forsvarsbygg 

• Overføring (Ekstern prosess) 
  Forsvarsbygg leier ut EBA til bruker og leieinntekt starter 
   
• Prøvedrift 
  Prøvedrift innebærer at bygget er ferdigstilt, tatt i bruk og er under normal drift.

Hensikt er verifisering av funksjonene og ytelsene til de tekniske bygningsinstallasjonene over tid, med brukere i bygningen (internlast) og under ytre klimatisk påvirkning 

Behov for prøvedrift avklares i forprosjektfasen. Lengen på prøvedriftsperioden defineres endelig ved kontrahering, og settes til 6-12 måneder eller følger anbefalt prøvedriftsperiode per system ref. NS6450 – Idriftsetting og prøvedrift av tekniske bygginstallasjoner. 

• Komplettering av FDVU-dokumentasjon etter ferdigstilt prøvedrift 
  FDVU-dokumentasjon oppdateres som følge av eventuelle endringer eller erfaringer som blir gjort underveis under prøvedriften 
   
• Feil og mangler 
  Ved overtakelse fra entreprenør skal det foreligge en omforent feil- og mangelliste som entreprenøren har frist på å utbedre. Nye avvik kan fremkomme under prøvedriften. 
   
• Terminering 
  Prosjektet skal termineres senest 6 måneder etter avsluttet prøvedrift. 

Termineringsrapporten skal oversendes prosjekteier (PE) i tide slik at oppdragsgiver (ODG) kan motta termineringsrapport (KAT 1) eller informasjon fra prosjekteier (PE) om at prosjektet er terminert (KAT 2) senest seks måneder etter avsluttet prøvedrift. Termineringsrapporten inneholder EBA-prosjektets oppnåelse av resultat- og effektmålene, miljøkrav, samt opplevde læringspunkt for lignende prosjekter i framtiden. 
 
Prosjektøkonomien er nå sperret.  

"Brukers vurdering" er en tilbakemelding fra personer hos Brukeransvarlig (BA) som er en fast del av termineringsrapporten. Spørsmålene dette gjelder er en del av prosjektevalueringen som utføres etter at prosjektet er ferdigstilt. 

• Dekker prosjektet brukerbehovet slik det fremkommer i behovsbeskrivelsen som lå til grunn for prosjektet? (Det skal ikke svares ut om det dekker dagens behov dersom disse har forandret seg ift. opprinnelig grunnlagsdokumentasjon.) ¨
   
• Hva er deres erfaring med prosessen fra behovsbeskrivelse til ferdig prosjekt? 
   
• Oppfølging i reklamasjonstiden (Fortsetter inn i driftsfasen) 
  Reklamasjonstiden (inntil 5 år) starter når overtakelsesforretning er gjennomført mellom Forsvarsbygg og entreprenør. Drift overtar ansvaret for oppfølgingen når EBA-prosjektet termineres.

Dokumentmaler 

• Se internt kvalitetssystem

Interne linker prinsix.no

• Tilrettelegging for drift i EBA-prosjekt

Eksterne linker: 

• Retningslinjer for investeringer i forsvarssektoren (2020)