Overføring til drift i materiellprosjekt
*Overføring til drift (OTD) er en del av gjennomføringsfasen
Overføring til drift beskriver de viktigste elementer for å legge til rette for overføring av materiellet/systemet fra prosjektorganisasjonen, til driftsorganisasjonen. Hensikten er å ivareta formalkrav, samt å gjennomføre nødvendige aktiviteter slik at driftsorganisasjonen er best mulig forberedt til å ta i bruk materiellet og forvalte dette i henhold til Materielldriftsplan (MDP).
Det er viktig at prosjektet planlegger med og gjennomfører de aktivitetene som er påkrevet for at materiellet skal kunne driftsettes forsvarlig. Dette skal gjøres som en del av forprosjektfasen og skal beskrives i prosjektledelsesplanen (PLP). Disse aktivitetene og leveransene planlegges igjen og detaljeres ytterligere ved oppstart av gjennomføringsfasen. Det er viktig at alle system- og delsystemansvarlige (SA) er identifisert, og at tilstøtende roller og ansvar er avklart. I større materiellsystem kan det være flere fagansvarlige og delsystemansvarlige som har grensesnitt som kan være overlappende. Overføring til drift krever ingen godkjenning fra FD, da overføringen er en ren overføring av materiell, med tilhørende forvaltningsansvar, mellom FDs underliggende etater.
Hovedhensikten med fasen er å sikre at materiellet er klart til bruk, og at brukeren er klar for materiellet. Dette innbefatter blant annet:
- Brukeransvarlig gjennomfører brukeropplæring (BA)
- Systemansvarlig gjennomfører opplæring fagansvarlige (der relevant) (SA)
- Utarbeide reglementer og operasjonskonsepter. (BA)
- Tilpasse organisasjonsstrukturen til eventuelle nye operasjonskonsepter.(BA)
- Ivareta eventuelle nye behov for eiendom, bygg og anlegg.(PA/BA)
- Produsere materielldriftsplan som følger materiellet. (SA)
- Gjennomføre materiellsikkerhetsgodkjenning av materiellet. (Fagmyndighet materiell, FM)
- Gjennomføre forvaltningsmessig godkjenning av materiellet (FM)
- Gevinstrealisering skal følges opp av BA, samt at prosjektets oppnådde effekt og gevinster skal rapporteres i erfaringsrapporten av BA.
Godkjenninger
Materiellet skal ha en materiellsikkerhetsgodkjenning fra fagmyndighet materiell før bruk i Forsvaret. Videre skal materiellet med tilhørende logistikkstøttesystem ha en forvaltningsmessig godkjenning, også gitt av fagmyndighet materiell. Disse godkjenningene er gjerne sammenfattet i teknisk- og forvaltningsmessig godkjenning (TFG). Godkjenningene kan også formaliseres i andre former.
Før Forsvaret tar materiellet i bruk skal det også foreligge “Godkjenning for bruk”. Dette er brukende DIF ansvarlig for.
Selve overføringen
Overføring til drift kan skje flere ganger i løpet av prosjektets varighet. For hver overføring fra systemansvarlig til brukeransvarlig skal gjeldende prosedyrer for dette følges. Disse finnes i styringssystemet for FMA.
Prosessen innebærer en rekke formelle trinn som prosjektet må planlegge med helt fra starten av i Prosjektledelsesplanen (PLP). Prosjektledelsesplanen skal beskrive hvordan en ser for seg overføring til drift, forventingene må tidlig avstemmes og all aktivitet knyttet til overføringen må planlegges og ressurssettes.
For å sikre at alt materiell som tas i bruk er sikkert, har riktig materielldatakvalitet og at brukerne har riktig kompetanse, er det avgjørende at prosjektet håndterer 'overføring til drift' helhetlig. Prosjektledelsesplanen skal derfor kommuniseres med alle relevante parter og holdes oppdatert som et levende dokument for å påse at ingen faktorer uteglemmes.
Beskrivelser av hvordan materielldriftsplan, godkjenninger og overføring av materiell skal håndteres og gjennomføres, er beskrevet i FMA-styringssystem og i Veileder for overtakelsesforretning ved mottak av leveranser fra Forsvarsmateriell og Forsvarsbygg.
Dokumentmaler
- Se internt styringssystem
Interne linker prinsix.no
- Tilrettelegging for drift i materiellprosjekt
Eksterne linker:
