Kostnadsestimering innebærer å frembringe et anslag (estimat) på kostnadene til de ressurser som er påkrevd for pengemessige forhold i forbindelse med å fullføre prosjektets aktivitet, og blir gjort basert på tilgjengeliginformasjon på et bestemt tidspunkt.

Kostnadsestimering inkluderer identifikasjon og vurdering av flere estimeringsalternativer.

Prosjektets beste kostnadsestimat skal være hovedkilden for fastsettelse av prosjektets kostnadsmål, kostnadsrammer og budsjett, det vil si fastsettelsen av en av de tre primære styringsparametrene i prosjektet. Kostnadsestimatet er dermed et av de viktigste grunnlagene for styring av prosjektet.

Utgangspunktet for kostnadsestimering vil være den til enhver tid mest oppdaterte og grundige beskrivelsen av hva prosjektet skal levere og det arbeidet som må gjennomføres av prosjektet, inkludert anskaffelser, kombinert med erfaringstall fra tidligere prosjekter eller innhentet markedsinformasjon. Siden denne kunnskapen endrer seg underveis i prosjektet må budsjettet revideres jevnlig. Merk at grundig ikke nødvendigvis betyr detaljert. Grundig innebærer at det er en god kvalitet og etterprøvbarhet på de tallene som fremkommer i estimatet. Hvis prosjektets estimater ikke er av akseptabel kvalitet (dette kan skyldes mange årsaker, for eksempel at prosjektet er endret, eller at det er fremkommet ny informasjon), så vil det være uforsvarlig å fortsette uten å ta seg tid til å utarbeide nødvendige estimater. I slike tilfeller er det prosjektleders ansvar å melde ifra om forholdet og gjennomføre nødvendige tiltak slik at prosjektets beslutnings- og styringsunderlag oppdateres og blir av forsvarlig kvalitet.

Nøyaktigheten i et totalestimat vil alltid være avhengig av to forhold:

• nøyaktigheten i alle enkelt-estimatene i Cost breakdown structure (CBS)
• antall uavhengige poster/ faktorer CBS'n er oppdelt i.

Systematisk bruk av erfaringsdata står sentralt innen kostnadsestimering. En normal fremgangsmåte er at det samles opp erfaringsdata fra gjennomførte prosjekter, disse omformes så til «standardformat», som gjør det mulig å bruke dataene til fremtidig estimering og gjøres tilgjengelige slik at fremtidige prosjekter kan benytte disse som utgangspunkt for sitt estimeringsarbeid. Det skilles normalt mellom to hovedretninger innenfor estimeringsteknikker; grovestimering og detaljestimering. Generelt sett kan det sies at grovestimering søker å fastlegge kostnadene for et totalt system, med utgangspunkt i visse sentrale karakteristiske egenskaper ved dette. Ved detaljestimering/analytisk estimering tas det utgangspunkt i en detaljert definisjon/beskrivelse av det objektet som skal fremskaffes, f eks WBS’en og/eller CBS’en. En slik nedbrytningsstruktur vil normalt være utfyllende dokumentert gjennom tegninger, materiallister og/eller spesifikasjoner som muliggjør gjennomføring av detaljerte beregninger av alle konkrete fysiske størrelser. 

Det er særlig to tilnærmingsmåter for gjennomføring av detaljestimater:

• innhenting av tilbud
• bruk av enhetsrater.

Ved den første varianten overlater vi detaljestimeringen til en eller flere potensielle leverandører. Ved den andre metoden utfører vi alt estimeringsarbeidet selv, noe som forutsetter tilgang til en estimeringsdatabank eller systematisert erfaringsdatabase / systematiserte erfaringstall.

 

Fastsetting av kostnadsrammer

Kostnadsrammer skal estimeres i beslutningsdokumentene, i konseptvalgutredning (KVU) samt i sentralt styringsdokument (SSD). Estimatene skal være satt opp i samsvar med prosjektets økonomiske rammebetingelser. Kort teori og metode for å fastsette kostnadsrammer er omtalt her.

Krav til kvalitet 

Grundig innebærer at det er en god kvalitet og etterprøvbarhet på de tallene som fremkommer i estimatet.

Hvis prosjektets estimater ikke er av akseptabel kvalitet (dette kan skyldes mange årsaker, for eksempel at prosjektet er endret, eller at det er fremkommet ny informasjon), så vil det være uforsvarlig å fortsette uten å ta seg tid til å utarbeide nødvendige estimater. I slike tilfeller er det prosjektleders ansvar å melde ifra om forholdet og gjennomføre nødvendige tiltak slik at prosjektets beslutnings- og styringsunderlag oppdateres og blir av forsvarlig kvalitet.