LCC i gjennomføringsfasen

I gjennomføringsfasen bygges det videre på LCC-beregningene som er utført i forprosjektfasen. LCC vil danne en viktig del av grunnlaget for valg av leverandør. Mest mulig av denne kostnadsinformasjonen bør innarbeides i kontrakten slik at det vil forplikte leverandøren.

​​​​​​Hensikt  ​

​​LCC i gjennomføringsfasen er viktig i forbindelse med følgende beslutninger:

  • Valg av leverandør og eventuelle tilpasninger av materiellet
  • Valg av logistikkstøtte, inkludert eventuelle vedlikeholdsavtaler
  • Valg av kontraktuelle forpliktelser mht. LCC eller til parametere​ som har betydning for LCC​

I gjennomføringsfasen arbeides det videre med kostnadsgrunnlaget og LCC-beregningene som ble etablert i forprosjektfasen.  Resultatene av dette arbeidet vil være styrende for utformingen av forespørselen som sendes til leverandørene. Kostnadsberegningene fra tidligere fase skal spisses for å etablere en LCC-beregning som kan støtte valget av leverandør. Videre er det en stor fordel at Forsvaret kan utarbeide forespørselen slik at det blir enklest mulig for tilbyderne å fremskaffe nødvendige kostnadsdata. 

​I praksis har det ofte vist seg å være en god løsning å utføre LCC-analysen i samarbeid med tilbyderne, spesielt i de tilfellene der tilbyderne har lite erfaring med LCC-beregninger. Basert på et slikt samarbeid etableres en LCC-modell med felles forståelse av metode og data som inngår. Hvor mye og hvor tidlig leverandøren skal trekkes inn i dette arbeidet må tilpasses den enkelte anskaffelsen. Dersom det er mange tilbydere og materiellet er teknisk sett relativt enkelt, bør det ikke kreves for mye involvering av tilbyderne tidlig i prosessen.

Logistikkstøtte

Logistikkstøtte er tidligere vurdert på et overordnet nivå i forprosjektfasen. I denne fasen skal logistikkstøtten vurderes mer i detalj slik at krav til logistikkstøtte kan etableres og inngå i forespørselen. 

Valg av leverandør og kontraktsinngåelse

Før inngåelse av kontrakt er det viktig å benytte kontraktsforhandlingene aktivt slik at leverandørene kommer opp med best mulige løsninger, som også er kostnadseffektive. Når alle tilbud fra forskjellige leverandører er bearbeidet, kan valg av leverandør fattes basert på ulike tildelingskriterier, deriblant lavest LCC. 

Når én leverandør til slutt blir valgt er det viktig at det i kontrakten er tatt inn bestemmelser som sikrer at det som vil komme til å bli levert har de egenskaper, ytelser og LCC som var en forutsetning for valg av leverandør. I de tilfellene der enkelte egenskaper er utslagsgivende for LCC kan det være aktuelt å ta inn i kontrakten spesielle bestemmelser trer i kraft dersom kostnader ved bruk blir vesentlig forskjellige fra det som var forutsatt ved kontraktsinngåelse.​​

Når kontrakten er etablert vil prosjektet kunne ha tilgang til mer informasjon om kostnader enn tidligere, og usikkerheten knyttet til estimatene reduseres. LCC-modellen må derfor oppdateres med nye kostnadstall.