LCC i forprosjektfasen skal være en del av beslutningsgrunnlaget for anbefalt løsning i sentralt styringsdokument (SSD).
Når LCC er etablert må det for hvert alternativ vurderes hva som vil være kostnadsdrivere og mulighetene for å redusere disse.

Hensikt

Basert på den informasjon som er tilgjengelig ved oppstart av forprosjektfasen skal det gjøres  LCC-beregninger slik at det tidligst mulig kan avdekkes hva som kan være kostnadsdrivere. Oversikt over kostnadene og kostnadsdriverne er nødvendig for å styre ressursbruken i det videre arbeidet mot anskaffelse av materiellsystemet, fremtidig drift og avhending av materiellsystemet.

Informasjonsinnhentingen må tilpasses materiellet og valgt estimeringsmetodikk. Det kan det være aktuelt å innhente informasjon om kostnader fra markedet, f.eks. ved utsendelse av en RFI (Request for information). I en RFI kan det være en fordel å lage et kostnadsoppsett eller en Cost Breakdown Structure (CBS) for å få tak i mest mulig informasjon om de viktigste kostnadselementene (se relaterte sider for mer informasjon om CBS)​​​. I ​tillegg kan det være nødvendig med erfaringsdata fra tilsvarende materiell og/eller ekspertvurderinger.

LCC skal brukes aktivt i hele forprosjektfasen for å bidra til kostnadseffektive løsninger. For å sikre et best mulig beslutningsgrunnlag må det også gis informasjon om hvordan inngangsdata er fremkommet, hvordan beregningene er utført og hvordan resultatene skal forstås.

Systemløsning

​​​​​​Ved oppstart av arbeidet i forprosjektfasen vil det normalt foreligge flere aktuelle systemløsninger innenfor det konseptet som er valgt. for eksempel kan konseptet som er valgt for å dekke et kommunikasjonsbehov være en militær radioforbindelse (dvs. andre konsepter som kryptert mobiltelefon, internett o.l. er valgt bort). To alternative systemløsninger kan være HF eller UHF via mobile basestasjoner. Før systemvalg kan foretas må det etableres en forståelse av hva LCC vil bli for disse to alternativene. Når LCC-oversikten er etablert må det for hvert alternativ vurderes hva som vil være kostnadsdrivere og det må vurderes om det går an å redusere disse kostnadsdriverne.​​

​​Logistikkstøtte

For valgt systemløsning vil det normalt allerede være utført noe arbeid for å vurdere egnet logistikkstøtte ettersom dette kan ha vesentlig innflytelse på både ytelser og LCC som lå til grunn for det allerede utførte systemvalget. Nå må arbeidet med logistikkstøtten videreføres med sikte på å oppnå en løsning som gir tilfredsstillende ytelser samtidig som LCC blir lavest mulig. En klassisk problemstilling vil her være en avveining mellom operativ tilgjengelighet i forhold til kostnad. Logistikkstøttealternativer som gir bedre tilgjengelighet fører også normalt til høyere kostnad. Etter hvert vil forbedringene bli marginale mens kostnadene fortsatt øker betydelig. Det må derfor finnes frem til en avveining mellom akseptabel tilgjengelig til fornuftig kostnad. Dette omtales ofte som en kosteffektiv løsning.

Eksempel på et tilfelle der resonnementene er mer avgjørende for valg av system enn selve verdien på LCC:

​​​​​Materiell basert på system A har en beregnet LCC på 100 MNOK mens system B (noe annen teknologi) er beregnet til 105 MNOK. Begge systemene tilfredsstiller Forsvarets behov. Opprinnelig var imidlertid B beregnet til 80 MNOK. Det ble derfor antatt at system B ville være den beste løsningen. System B ble derfor vurdert grundigere og da fremkom det kostnader ved dette systemet som ikke tidligere var avdekket. Oppdatert beregning av LCC av system B viser at LCC på 105 MNOK er mer korrekt. Det har ikke vært ressurser til å foreta en mer detaljert beregning av LCC for system A, men det antas at en gjennomgang i likhet med det som er gjort for system B ville ha avdekket tilsvarende ekstra kostnader for system A. Konklusjonen blir derfor at LCC antas å være lavest for system B.

Når systemløsning er valgt og tilhørende logistikkstøtte er etablert, skal tidligere LCC resultater utnyttes for å etablere et mer nøyaktig LCC-estimat. Dette LCC-estimatet skal på nytt brukes for å prøve å redusere det som nå er kostnadsdriverne. Den vesentligste muligheten for å få til en reduksjon av LCC på dette stadiet vil normalt være i den etterfølgende gjennomføringsfasen. Det er derfor viktig at det ved avslutning av forprosjektfasen er etablert en god LCC-modell som kan bidra til et effektivt arbeid med LCC i gjennomføringsfasen.​​​​

Sentralt styringsdokument (SSD)

I dokumentet sentralt styringsdokument (SSD) skal anbefalt løsning dokumenteres. Levetidskostnadene er en del av beslutningsgrunnlaget for å anbefale et alternativ. LCC-analysen og forutsetningen for beregningene av LCC skal dokumenteres i vedlegg til SSD. I vedlegget skal også kostnadsdriverne identifiseres og mulighetene for å redusere disse skal vurderes. Videre skal driftskostnadskonsekvenser ved innføring av et nytt system sammenliknet med nullalternativet (dagens drift av et sammenliknbart system) beskrives.​

​Faseovergangen 

Ved avslutning av forprosjektfasen skal det foreligge tilstrekkelig oversikt over LCC slik at forespørselen kan fokusere på den viktigste LCC informasjonen. LCC vil danne en viktig del av grunnlaget for valg av leverandør, og mest mulig av denne kostnadsinformasjonen bør innarbeides i kontrakten slik at leverandøren blir forpliktet til å levere produkt og tjenester slik at forutsatt LCC oppnås.